Kokeile Qentinel Pacen käyttöä ilmaiseksi

Tampereen kaupunki

RPA nopeuttaa asioiden käsittelyä Tampereen kaupungilla

Julkishallinto

Tampereen kaupunki on suuri organisaatio, jonka toimialat ulottuvat kattavalla läpileikkauksella koko kaupungin infrastruktuurin yli. Kun ylläpidetään saman aikaisesti niin terveydenhuoltoa, opetuslaitoksia, harrastustoimintaa ja kaikkea siltä väliltä, on koneistossa mukana lukematon määrä erilaisia järjestelmiä. Niiden kaikkien seassa liikkuu värikäs kirjo dataa, informaatiota ja arkistoitavaa materiaalia. Tiedon määrä on Tampereen kaupungin kokoisessa organisaatiossa valtava ja järjestelmät yhtä moninaisia kuin toiminta-alueetkin.

Järjestelmien sisällä kulkevan datan siirtäminen paikasta A paikkaan B on ollut pitkälti manuaalista työtä. Tiedon on täytynyt kulkea siitä huolimatta, että jokaisten järjestelmien välille ei yksinkertaisesti ole olemassa integraatioita tai integraatiota mahdollistavia rajapintoja.

Vuonna 2017 Tampereen kaupunki lähti edelläkävijän elkein hakemaan ratkaisua suurten datamassojen käsittelyyn. Tarvittiin uusia näkökulmia siihen, miten työtunteja voisi säästää ja olisiko löydettävissä tehokkaampaa tapaa viedä prosesseja läpi. Tietohallinnossa haluttiin kokeilla ohjelmistorobotiikkaa ja oltiin laajasti kiinnostuneita automaation mahdollisuuksista.

Kehittymisen ja uudistumisen tahtotila

Kun Tampereen kaupunki teki päätöksen RPA:n eli Robotic Process Automation kilpailutuksesta, ei ohjelmistorobotiikan käyttö vielä ollut yleistynyt yhtä laajasti kuin tänä päivänä. ”Täällä on aina lähdetty rohkeasti kokeilemaan uutta. Tämäkin projekti lähti aluksi parista yksittäisestä pilotista liikkeelle”, summaa Pertti Vartola, Tampereen kaupungin tietohallinnon suunnittelija ja käyttöönottoprojektin projektipäällikkö. ”Ajatus alkoi siitä, että asioita voi automatisoida ja ihmiset voivat tehdä jotain merkityksellisempää työtä”, jatkaa projektissa Vartolan kollegana toiminut suunnittelija Pasi Paananen.

Toisin kuin usein pelätään, ohjelmistorobotiikka ei tullut Tampereelle viemään ihmisten työpaikkoja. Tampereen kaupunki lähti innovoimaan uusia tapoja paikata resurssipulaa ja hyödyntää ihmisten työaikaa tehokkaammin entistä mielekkäämpiin tehtäviin. Esimerkiksi lastensuojelussa kiireettömien tehtävien eteenpäin vientiä yritetään nopeuttaa automaation kautta, jotta kiireellisten tapausten käsittelyyn jäisi enemmän aikaa. ”Mietitään jo suunnitteluvaiheessa, mihin automaatiolla säästyvä työaika käytetään. Ketään ei ole tarkoitus irtisanoa automaation takia”, Paananen summaa.

Qentinel valikoitui Tampereen kaupungin yhteistyökumppaniksi kilpailutuksen kautta. Projektin alkua jouduttiin kuitenkin lykkäämään puolella toista vuodella, kun kilpailutus kävi läpi valitusprosessin. Päädyttiin silti tulokseen, että Qentinel voitti kilpailutuksen oikeutetusti. Kaiken jälkeen yhteistyö Qentinelin kanssa päästiin aloittamaan marraskuussa 2018. Valitettavasti viivästyksen vuoksi alkuperäiset RPA:n kohteeksi kaavaillut projektit eivät olleet enää ajankohtaisia, joten suunnittelutyö jouduttiin aloittamaan kokonaan alusta.

Mistä RPA:ssa on oikein kyse?

Robotiikka sanana herättää monenlaisia mielikuvia, ja alkuun olikin tärkeää viestiä omalle henkilökunnalle, mistä RPA:ssa oikein on kyse. ”Digitaalisuudet ja muut on niin ajan hermolla tänä päivänä, kun puhutaan ohjelmistorobotiikasta, automatisoinnista ja tekoälystä. Ihmisten täytyy ymmärtää, että automatisoidaan prosesseja, joita tehdään käsin, eikä siihen ei välttämättä liity mitään koneen tekemää päättelyä. Jos sarakkeessa lukee A niin tapahtuu eri asia, kuin jos sarakkeessa lukisi B. Tietynlainen asian yksinkertaistaminen on ollut osana tätä projektia”, Paananen kuvailee Tampereen kaupungin sisäisesti vallinnutta tiedon puutetta.

Asioiden selkeyttämiseksi Qentinelin projektipäällikkö Merja Ilomäki piti erittäin suositun webinaarin koko henkilöstölle, jossa käytiin läpi mitä ohjelmistorobotiikka on, mihin se soveltuu ja ei sovellu. Tampereen kaupungin keskuudessa oltiin asiasta hyvin kiinnostuneita ja saatiin paljon ideoita käyttökohteista. Osa ideoista oli myös hieman liian korkealentoisia. ”Oli vähän ylioptimistista kuvitelmia, että robotti tulee ja pelastaa kaiken”, Vartola lisää.

Vaikkei kaikkea pystyttykään automatisoimaan, ongelmakohtiin liittyvät keskustelu ja ideointi tuotti kuitenkin tulosta. Osaan ongelmista löydettiin muita ratkaisuja helpottamaan arkea. Esim. talouspuolella löydettiin uusia tapoja toteuttaa asioita Excelin kautta ja tuettiin erilaista osaamista, jotta ongelmia pystyttiin ratkaisemaan paremmin kaupungin sisäisesti. ”Siinä kohtaa toimittiin ikään kuin ratkaisutoimistona”, Paananen kuvailee.

RPA-suunnittelusta käytäntöön yhteisen oppimisen kautta

Seuraavassa vaiheessa työpajoilla kartoitettiin ideoita ja pohdittiin, mihin kaikkialle automaatiota olisi kaikista akuuteinta ja ennen kaikkea järkevää käyttää. ”Lähdettiin oikeastaan aika nollasta liikkeelle. Ei ollut olemassa esimerkiksi valmiita työvaihedokumentteja, jotta oltaisi päästy nopeammin alkuun”, Vartola pohtii projektin kankeita ensimetrejä. Ensimmäiset kuukaudet käyttöönottoprojektin alusta menivät käyttötapausten tarkemmassa tarkastelussa priorisoinnissa, toisin kuin oli alun perin suunniteltu. ”Tilanne oli haasteellinen, mutta myöskin hyvin opettavainen”, Vartola toteaa.

Uusien automatisoitavien prosessien löytäminen ei kuitenkaan ollut ongelma, sillä ehdotuksia mahdollisista käyttökohteista tuli satelemalla. Niiden joukosta jouduttiin seulomaan tarkoin kriteerein, mitä on oikeasti järkevää ja tehokasta automatisoida ja mihin käyttöönottoprojektin puitteissa riittää aika. Lopulta alkuperäistä seitsemän robotin tilausta päätettiin yhteistuumin supistaa viiteen, sillä kuuden kuukauden määräaika ei yksinkertaisesti riittänyt kaikkiin eri järjestelmiin tutustumiseen ja ihmisten kouluttamiseen.

”Meillä ei ollut tuotannon tasolla ajatusta, millaista dokumentaatiota RPA:sta pitäisi tuottaa ja Qentinelin puolesta oli paljon oppimista kaikkiin uusiin järjestelmiin tutustumisesta”, Vartola tiivistää yhteistyön alkutilannetta. Oppiminen oli molemminpuoleista ja dokumentaatio arvokasta. ”Qentinel Pacesta saa hyvää dataa ja dashboardit mahdollistavat prosessien seuraamisen. Sieltä näkee helposti volyymit ja voi jatkuvasti peilata paitsi nykytilaan myös projektille asetettuihin arvioihin.”

Ennen projektin alkua tuotantolinjoilla ei ollut käsitystä tai täydellistä ymmärrystä ohjelmistorobotiikasta, joten automatisoitavien prosessien valinta oli haastavaa. ”Tämän projektin puitteissa ollaan luotu mallia, miten arvioidaan niitä aihioita, että miten ja missä prosesseissa ohjelmistorobotiikkaa voidaan ottaa käyttöön.” Paananen sanoo. Haasteet ovat tulleet teknisistä asioista ja kolmannen osapuolen toimijoista. ”Mitä useampi toimija on pelissä, sitä enemmän saattaa tulla haasteita.”

Ripeätahtinen eteneminen ja monta samanaikaista projektia

Sprintti-mallinen projektityöskentely ei varsinaisesti ollut uutta Tampereen kaupungille, vaikka kaupungista puhuttaessa organisaatiorakenne luonnollisesti onkin hiukan erilainen. Tampereen kaupunki ei kokenut Qentinelin nopeatahtisia sprinttejä ongelmallisina, vaikka projektin ripeä eteneminen ihmetyttikin joissain osissa organisaatiota. Käyttöönottoprojektin määräaikaisuus asetti kuitenkin tiukan tahdin ja sen mukaan mentiin.

Kaikki seitsemän projektia olivat usealta eri toimialalta. Tämä tarkoitti käytännössä, että jokaisen robotin työstämiseen tarvitsi valjastaa Tampereen kaupungilta erilliset tiimit järjestelmäasiantuntijoita ja muita prosessit tuntevia henkilöitä. Qentineliltä robotteja kehittävässä asiantuntijatiimissä oli mukana Joona Sinisalo, Tuomas Koukkari, Ilari Rosengren ja Merja Ilomäki. ”Alkuun oli vaikea ennakoida, mitä kaikkea RPA-projektin tekeminen tarvitsee, mutta nyt onneksi osataan jo paremmin”, Vartola selventää alun kunnianhimoisia tavoitteita. Muun muassa määrittelytyö ja testiympäristöt vaativat monelta työtä Tampereen kaupunginkin puolella. RPA-projektiin tulee varata riittävästi asiantuntijoiden työaikaa sillä panosta tarvitaan paitsi prosessikuvausten laatimiseen myös yksityiskohtien selkeyttämiseen sekä ohjelmistojen toiminnallisuuden varmistamiseen. ”Kun monta käyttötapausta yritettiin tehdä yhtä aikaa, niin todettiin Qentinelin ja meidän puolesta, että ei onnistu.”

”Jälkiviisaana voi sanoa, että olisi ollut hyvä lähteä muutamalla projektilla liikkeelle ja vaiheistaa, eikä yrittää tehdä kaikkea yhtä aikaa”, Paananen pohtii. Kuudessa kuukaudessa seitsemän täysin uuden järjestelmän prosessien automatisointi oli hieman liian kunnianhimoinen tavoite aikataulun puitteissa. Prosesseja robotoitaessa on tärkeää kuvata prosessi mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Yksityiskohtainen prosessikuvaus nopeuttaa toteutusta ja sitä kautta käyttöönottoa. Näin ollen käyttöönottoprojektin puitteissa päädyttiin toteuttamaan vain viisi robottia.

”Hienoa oli, että vaikka mm. terveydenhuollon järjestelmät olivat Qentinelin asiantuntijoille uusia, pystyttiin nopeasti pelkän demoamisen perusteella antamaan tuomio siitä, mitä voi ja ei voi automatisoida”, Vartola kuvailee Qentinelin tehokkuutta. Järjestelmiin tutustuminen vei ehdottomasti eniten aikaa. Huomattiin nopeasti, että projekti sujui puolet nopeammin, kun alettiin automatisoida saman järjestelmän toista prosessia.

Haasteiden kautta parhaisiin tuloksiin

Vastaan tuli myös ennalta arvaamattomia ongelmia, kuten ohjelmistorobotin valtuudet Testiympäristössä tiedonsiirto toimi normaalisti, huomattiin tuotannossa, ettei robotti pysty toimimaan ilman terveydenhuollon ammattilaisen toimikorttia. Toistaiseksi THL:n mukaan ohjelmistorobotti ei voi saada sellaista. Robotin tarkoitus oli helpottaa sairaanhoitajien työtaakkaa automatisoimalla manuaalista tiedonsiirtoa järjestelmistä suoraan lääkäreille. Robotti on tällä hetkellä hyllyllä odottamassa THL:n päätöstä.

Lopulta käyttöönottoprojektin tuloksena saatiin aikaan kuusi robottia:

  1. Jäähallin varausjärjestelmän tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen.
  2. Lastensuojelussa ei-kiireellisten ilmoitusten aktivointi käsittelyyn. Järjestelmän ei itse mahdollista automaattista ohjausta eteenpäin.
  3. Oppilasjärjestelmässä tukilomakkeiden sähköinen arkistointi. Noin 40 000 arkistoitavaa tiedostoa, jotka täytyy myös nimetä oikein.
  4. Varhaiskasvatuksen päivähoitopäätös. Robotti ei tee itse päätöstä, mutta koostaa päätökseen tarvittavat tiedot.
  5. Varhaiskasvatuksen asiakasmaksut. Päätöksen koostaminen, kun asiakkaalta saadaan suostumus korkeimpaan maksuun.
  6. Reseptien kohdistaminen.Potilastietojärjestelmään tulee reseptinuusintapyyntöjä, josta hoitaja ohjaa pyynnön lääkärille. Pyyntöjä tulee vuodessa noin 20 000 per terveysasema. Robotti on testivaiheessa ja odottaa THL:n hyväksyntää.

Tulevaisuus Qentinelin kanssa näyttää haasteista huolimatta, tai ehkäpä jopa niiden ja niistä opittujen kokemuksien ansiosta, valoisalta. Käyttöönottoprojektin jälkeen robottiperheeseen on saatu jo uusi tulokas Unto-robotti, jolla automatisoidaan kuntouttavan työtoiminnan asiakkaiden bussilippujen lataus. ”Robottien määrä on jo tuplaantunut käyttöönoton jälkeen”, Vartola toteaa.

Paananen summaa yhteistyötä Qentinelin kanssa joustavaksi ja luotettavaksi. Vartola vaikuttaa myös tyytyväiseltä Qentinelin osaamiseen: ”On luotto, että asioita seurataan, eikä vaan tehdä ja jätetä oman onnen nojaan. Hyvää ja luontevaa yhteistyötä.”

EmailLinkedInTwitterFacebook
Hyödyt Tampereen kaupunki

01

Rutiinitehtävien automatisointi säästää työaikaa

Kun RPA hoitaa rutiiniprosesseja, työaikaa säästyy mielekkäämpiin tehtäviin.

02

RPA:n auttaa arkistoinnissa

40 000 tiedoston uudelleen nimeäminen ja arkistointi ihmistyönä olisi paitsi puuduttavaa myös hidasta.

03

Päätöksentekoon tarvittavien tietojen koonti

Päätöksenteko nopeutuu, kun automaatio hakee valmiiksi lukuisat tarvittavat tiedot eri järjestelmistä.

”Qentinel Pacesta saa hyvää dataa ja dashboardit mahdollistavat prosessien seuraamisen. Sieltä näkee helposti volyymit ja voi jatkuvasti peilata paitsi nykytilaan myös projektille asetettuihin arvioihin.”

Pertti Vartola, Tampereen kaupungin tietohallinnon suunnittelija

Luomme täydellistä luottamusta koodiisi.

Ohjelmistotestausrobottimme nopeuttaa ohjelmistokehitystä. Se tarjoaa mitattuun tietoon perustuvan ymmärryksen siitä miten vähentää virheitä ja parantaa tuottavuutta.

Elisa

Tie kohti ketterää kehityksen ohjausta

Kun ketteryyttä halutaan skaalata, kyseessä on koko organisaatioon kohdistuva suuri muutos. Pohjimmiltaan portfolionhallinnassa on kyse tietoon ja ymmärrykseen pohjautuvien valintojen tekemisestä. Ketterä portfolionhallinta tarkoittaa täysin uudenlaisen toimintakulttuurin luomista,… Lue lisää

Gofore

Laadukkaat palvelut lisäävät luottamusta ja parantavat brändiä

Digitaalisten palveluiden saatavuus ja käyttäjäkokemus ratkaisevat sen, millaisen mielikuvan käyttäjä luo palvelun tarjoajasta. Siksi käyttäjäkokemus on yhä tärkeämpi osa palveluiden laatua. Tampereella vuonna 2002 perustettu digitaalisia palveluja suunnitteleva… Lue lisää

Konecranes

Älykäs varastorobotti turvaa tuotannon

Konecranesin varastorobottien älykkyys takaa konepajojen ja sellutehtaiden häiriöttömän toiminnan. Konecranesin Agilon-varastorobottijärjestelmien tuotantolaitos sijaitsee Tampereella, missä on tehty maailmanluokan koneita pitkälti toistasataa vuotta. Nyt laitteiden tärkein kilpailutekijä on sen… Lue lisää

Ota yhteyttä